11/06/24

Quais são os benefícios de usar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)?

Os sistemas de gerenciamento de documentos são parte integrante das operações comerciais modernas, fornecendo soluções confiáveis ​​para armazenar, gerenciar e rastrear documentos digitais com eficiência. Mas o que é gestão de documentos e como ela pode beneficiar indústrias como a de equipamentos pesados? A integração de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) no setor de aluguel e gerenciamento de equipamentos pesados ​​traz benefícios significativos. Fique atento enquanto exploramos os benefícios de um sistema de gestão documental e como, quando combinado com a inteligência artificial na gestão de ativos, melhora a eficiência, a qualidade e a rentabilidade nestes setores.
por Jörg Bachmann

Os sistemas de gerenciamento de documentos são parte integrante das operações comerciais modernas, fornecendo soluções confiáveis ​​para armazenar, gerenciar e rastrear documentos digitais com eficiência. Mas o que é gestão de documentos e como ela pode beneficiar indústrias como a de equipamentos pesados? A integração de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) no setor de aluguel e gerenciamento de equipamentos pesados ​​traz benefícios significativos. Fique atento enquanto exploramos os benefícios de um sistema de gestão documental e como, quando combinado com a inteligência artificial na gestão de ativos, melhora a eficiência, a qualidade e a rentabilidade nestes setores.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma solução de software automatizada para gerenciar documentos digitais em vários formatos. Isto permite que as empresas gerenciem, acessem e compartilhem facilmente arquivos importantes, possibilitando transações transparentes e decisões de negócios informadas. Esta abordagem simplificada é essencial em indústrias que dependem de dados ricos, como a construção de equipamentos pesados ​​e a gestão de aluguer. Para entender o que é um sistema de gestão documental é preciso conhecer suas funcionalidades que vão além do simples arquivamento. Ele se integra perfeitamente a outros sistemas e fornece uma plataforma abrangente de gerenciamento de documentos. Ao contrário dos sistemas simples de gerenciamento de conteúdo, um DMS concentra-se especificamente no ciclo de vida do documento, desde a criação e armazenamento até a pesquisa e compartilhamento, ao mesmo tempo em que atende às necessidades específicas do fluxo de trabalho.

Entre outras coisas, a indústria de máquinas beneficia enormemente com a introdução de sistemas de gestão electrónica de documentos. A capacidade de armazenar, gerenciar e recuperar documentos de forma eficiente simplifica as operações comerciais e permite que as empresas se concentrem em suas principais funções comerciais sem serem prejudicadas por ineficiências relacionadas a documentos. Portanto, entender o que é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não é apenas útil nos negócios modernos, mas também necessário.

Aplicações e vantagens dos sistemas de gestão documental

A integração de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) em setores como o de equipamentos pesados ​​aumenta significativamente a produtividade e a eficiência. Os benefícios de um sistema de gestão documental são enormes: a gestão centralizada de documentos proporciona acesso fácil a informações importantes e elimina pesquisas demoradas. Esta transformação é extremamente valiosa em operações críticas porque permite que os funcionários se concentrem mais nas tarefas principais do que nas tarefas administrativas.

Os benefícios de usar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos incluem maior segurança de dados, melhor conformidade com as regulamentações do setor e fluxo de trabalho simplificado. Ao digitalizar e automatizar a gestão documental, as empresas podem reduzir erros, poupar tempo e reduzir custos operacionais. A finalidade de um sistema de gestão documental vai além do simples armazenamento: abrange a gestão eficaz da informação ao longo do seu ciclo de vida, facilitando uma melhor tomada de decisão e agilidade operacional.

Além disso, vale ressaltar as vantagens da inteligência artificial na gestão de ativos dentro do DMS. Os recursos de IA melhoram a classificação de documentos, melhoram a precisão da pesquisa e fornecem análises preditivas que ajudam você a tomar decisões de gerenciamento de ativos mais informadas. Os prós e os contras dos sistemas de gestão documental precisam de ser cuidadosamente considerados, mas a mudança para a gestão digital de documentos oferece benefícios claros em termos de acessibilidade, colaboração e sustentabilidade a longo prazo.

 

Redução de custos

Um dos principais benefícios de um sistema de gestão eletrónica de documentos é a notável redução de custos. A transição para uma solução sem papel reduz os custos indiretos, conservando recursos que podem ser redirecionados para o crescimento e o desenvolvimento.

 

Fácil acessibilidade e monitoramento de disponibilidade

Um DMS oferece a vantagem distinta de fácil acessibilidade e rastreabilidade, tornando a recuperação de informações mais fácil e rápida. Graças a esta acessibilidade, os colaboradores não perdem mais tempo pesquisando arquivos, melhorando o fluxo de informações e a eficiência operacional. A alta disponibilidade e os recursos avançados de pesquisa de sistemas como o Piko evitam a perda de conteúdo e garantem operações tranquilas.

 

Mais segurança

A segurança é de suma importância na indústria de equipamentos pesados ​​porque os dados confidenciais devem ser protegidos. Um DMS forte oferece maior segurança por meio de direitos de usuário baseados em funções, armazenamento digital e autenticação multifatorial, além de garantir conformidade com a privacidade dos dados. Estas medidas de segurança protegem dados sensíveis e garantem acesso controlado e integridade.

Uma solução de gestão de documentos pode melhorar a escalabilidade ao fornecer opções flexíveis de armazenamento, apoiar um maior volume de documentos sem comprometer o desempenho e integrar-se de forma ideal com outros sistemas à medida que a organização cresce. A solução de gestão de documentos orientada por IA da Piko aumenta a escalabilidade, proporcionando uma arquitetura escalonável, capacidades de armazenamento robustas e uma integração ideal em sistemas existentes, tornando-a adaptável às necessidades crescentes das organizações modernas.

Uma solução de gestão de documentos melhora a eficiência ao agilizar os processos relacionados com documentos, reduzir o tempo necessário para localizar e recuperar documentos, permitir tomadas de decisão mais rápidas, automatizar fluxos de trabalho e facilitar a colaboração entre os membros da equipa. A solução de gestão de documentos orientada por IA da Piko aumenta a eficiência, fornecendo recursos inteligentes de classificação e recuperação de documentos, facilitando o acesso e o trabalho com documentos de forma integrada para os utilizadores, eliminando um processo longo e enfadonho, que consome tempo e dinheiro através da leitura e classificação manual de documentos.

Uma solução de gestão de documentos pode reduzir os custos ao eliminar despesas associadas ao armazenamento de documentos em papel, reduzir o tempo gasto em processos manuais de manuseio de documentos, minimizar erros e otimizar a utilização de recursos. A solução de gestão de documentos orientada por IA da Piko aumenta a poupança nos custos ao substituir o trabalho manual por trabalho de IA, reduzindo erros e melhorando a eficiência operacional geral.

Uma solução de gestão de documentos melhora a qualidade ao garantir que os documentos exatos e atualizados possam ser acedidos facilmente pelo pessoal relevante, reduzindo assim os erros, melhorando a tomada de decisões e facilitando o cumprimento dos padrões de qualidade. A solução de gestão de documentos orientada por IA da Piko melhora a qualidade, fornecendo capacidades inteligentes de classificação e recuperação de documentos, garantindo que os utilizadores tenham acesso às informações certas no momento certo.

O autor

Jörg Bachmann

International Sales Manager
Jörg Bachmann tem mais de 20 anos de experiência na indústria de equipamentos de construção e aluguel, com experiência em diversas áreas, como vendas, marketing (clássico e online), comunicação, desenvolvimento de negócios, gerenciamento de projetos e networking com grandes clientes. Aqui estão os destaques de sua carreira. Sua posição atual (2023 - presente): Diretor Global de Marketing e Vendas na Alias2k: Aquisição de grandes contas em diferentes segmentos e parceiros de cooperação.