11/06/24

Software de gerenciamento de documentos: tudo sobre DMS

O software de gerenciamento de documentos (DMS) atua como uma plataforma central que facilita os fluxos de trabalho digitais, gerenciando os documentos eletrônicos de uma empresa. Esta transição dos sistemas de gestão em papel para os digitais ajuda a agilizar significativamente o processo de documentação. Ao automatizar o processamento de documentos, um DMS minimiza erros manuais, aumenta a eficiência e melhora a produtividade geral.
por Jörg Bachmann

O software de gerenciamento de documentos (DMS) atua como uma plataforma central que facilita os fluxos de trabalho digitais, gerenciando os documentos eletrônicos de uma empresa. Esta transição dos sistemas de gestão em papel para os digitais ajuda a agilizar significativamente o processo de documentação. Ao automatizar o processamento de documentos, um DMS minimiza erros manuais, aumenta a eficiência e melhora a produtividade geral.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) integra sistemas de computador e software de sistema de gerenciamento de documentos para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens de informações em papel. Inclui sistemas de captura de conteúdo, fluxos de trabalho, repositórios e sistemas de recuperação em suas operações.

 

Software de gerenciamento de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos desempenham um papel crucial na garantia da integridade e segurança dos documentos em todos os setores. Ao compreender o que é gerenciamento de documentos e como funciona o sistema de gerenciamento de documentos, as organizações podem usar esses sistemas para agilizar os processos de processamento de documentos. O valor do que é um sistema de gestão documental e do que é um sistema de gestão eletrónica de documentos estende-se às indústrias globais, garantindo uma gestão de dados eficiente, segura e organizada. O uso de software de sistema de gerenciamento de documentos ajuda a manter a integridade dos documentos e melhora a produtividade, fornecendo uma solução baseada em tecnologia para as necessidades organizacionais modernas.

Como funciona o sistema de gerenciamento de documentos?

A compreensão dos meandros de um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) começa com a forma como os documentos são sistematicamente armazenados e arquivados. Ele permite organização, pesquisa, visualização e compartilhamento contínuos de documentos. As plataformas DMS modernas operam através de bancos de dados centralizados, muitas vezes hospedados em serviços de nuvem seguros, melhorando a integridade e a acessibilidade dos dados.

 

Recursos de gerenciamento de documentos

As principais funções de um sistema de gerenciamento de documentos incluem: Gerenciamento de documentos online:

  • Gerenciamento de documentos on-line: Processe e armazene documentos eletrônicos com eficiência, garantindo acesso seguro e fácil recuperação de qualquer lugar com acesso à Internet.
  • Processamento de documentos: Automatize a captura, análise e processamento de documentos, melhorando a precisão, a velocidade e reduzindo a intervenção manual.
  • Classificação de documentos: Categorize documentos com precisão usando algoritmos avançados, melhore a organização e simplifique a recuperação.

Esses recursos principais oferecem suporte ao gerenciamento eletrônico de documentos, documentação automática e armazenamento contínuo de documentos eletrônicos, otimizando fluxos de trabalho e melhorando a precisão e a produtividade dos dados.

Quais são os benefícios de um bom sistema de gerenciamento de documentos?

Os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) de alta qualidade são versáteis e significativos. Primeiro, os custos associados ao processamento físico de documentos, como impressão, armazenamento e recuperação manual, são drasticamente reduzidos. Ao mudar para um sistema de gestão eletrónica de documentos, as empresas podem poupar não só dinheiro, mas também tempo valioso através de uma maior eficiência na acessibilidade e processamento de documentos. Em última análise, isso melhora a produtividade geral e o fluxo operacional dentro da organização, permitindo que as equipes se concentrem nas atividades principais, em vez de nas tarefas administrativas.

Outro benefício importante da utilização de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é evitar a perda ou destruição de documentos. Um DMS bem implementado garante uma organização sistemática e ordenada dos documentos de toda a empresa, tornando a recuperação de informações rápida e descomplicada. Além disso, promove uma melhor colaboração entre os membros da equipe, permitindo que vários usuários acessem e trabalhem em documentos simultaneamente, independentemente da sua localização geográfica. Esse recurso é especialmente útil para promover o trabalho remoto, fornecendo acesso universal a arquivos importantes de praticamente qualquer lugar.

A segurança é a base de qualquer sistema robusto de gerenciamento de documentos. Um DMS utiliza protocolos de autenticação rigorosos, senhas fortes, conexões criptografadas e controles de acesso rígidos para proteger informações confidenciais. Este nível de segurança é fundamental para setores que lidam com dados confidenciais, como direito, contabilidade, manufatura e administração pública. Globalmente, estas indústrias utilizam soluções DMS não só para garantir a integridade dos dados, mas também para cumprir os regulamentos de conformidade. Finalmente, ao reduzir o consumo de papel, as plataformas DMS apoiam práticas amigas do ambiente, acentuando ainda mais os benefícios dos sistemas de gestão eletrónica de documentos nos ambientes empresariais modernos.

A gestão de documentos envolve a organização, armazenamento, recuperação e controlo de documentos dentro de uma organização. Garante que os documentos são armazenados em segurança, podem ser acedidos com facilidade e são geridos de forma adequada durante todo o seu ciclo de vida. A Piko, com as suas capacidades de IA, revoluciona a gestão de documentos, permitindo uma organização e recuperação ideais de documentos diretamente a partir do local de trabalho através da digitalização de códigos QR.

O software de gestão de documentos é um tipo de software utilizado para gerir documentos eletrónicos dentro de uma organização. Facilita o armazenamento, recuperação, partilha, colaboração e automatização do fluxo de trabalho de documentos. As funcionalidades inovadoras orientadas por IA da Piko melhoram o software de gestão de documentos, simplificando os processos de manuseamento de documentos e permitindo um acesso contínuo aos documentos a partir de qualquer localização.

Um sistema de gestão de documentos (DMS) é um software que ajuda as organizações a gerir, armazenar e rastrear documentos eletrónicos. Fornece funcionalidades como o armazenamento de documentos, o controlo de versões, capacidades de pesquisa e controlo de acesso para garantir o manuseamento eficiente de documentos. A abordagem orientada por IA da Piko transforma a DMS tradicional, proporcionando funcionalidades avançadas de organização e recuperação de documentos, tornando-a na ferramenta do futuro para a gestão de documentos.

A implementação de um sistema de gestão de documentos envolve avaliar os requisitos organizacionais, selecionar o software adequado, planear o processo de implementação, dar formação aos utilizadores, migrar documentos existentes e monitorizar e otimizar o sistema de forma contínua. A abordagem de implementação orientada por IA da Piko garante uma transição suave para um sistema moderno de gestão de documentos, com funcionalidades avançadas para uma organização e recuperação eficientes de documentos.

Um sistema de gestão de documentos funciona ao capturar, armazenar, organizar e recuperar documentos eletrónicos. Normalmente, envolve a digitalização de documentos físicos para convertê-los em formato digital, indexando-os para garantir uma recuperação fácil e implementar controlos de acesso para garantir a segurança. A tecnologia de IA da Piko melhora os sistemas de gestão de documentos, automatizando os processos de classificação e recuperação de documentos, melhorando a eficiência e a exatidão geral.

O autor

Jörg Bachmann

International Sales Manager
Jörg Bachmann tem mais de 20 anos de experiência na indústria de equipamentos de construção e aluguel, com experiência em diversas áreas, como vendas, marketing (clássico e online), comunicação, desenvolvimento de negócios, gerenciamento de projetos e networking com grandes clientes. Aqui estão os destaques de sua carreira. Sua posição atual (2023 - presente): Diretor Global de Marketing e Vendas na Alias2k: Aquisição de grandes contas em diferentes segmentos e parceiros de cooperação.