Combien d’heures consacrez-vous à lire et à classer des documents concernant vos actifs ? Avec Piko, vous pouvez tout automatiser et utiliser votre temps de travail plus efficacement.
Grâce à l’Intelligence Artificielle sophistiquée qui vous donnera un score de fiabilité pour chaque fichier traité et une association automatisée entre documents et machines, vous pouvez être sûr(e) de gérer votre documentation de la manière la plus efficace possible.
Pas besoin d’apprendre des procédures difficiles : vous pouvez être productif dès le premier instant, car Piko est conçu pour être intuitif et rendre votre vie et celle de vos clients finaux plus facile que jamais.
Piko n’est pas un logiciel générique : il est conçu par des experts qui travaillent dans le secteur de la location depuis plus de vingt ans et qui savent comment faciliter votre travail et satisfaire vos clients.
Vous pouvez accéder à Piko à tout moment et en tout lieu, sans installer de logiciel sur votre ordinateur, avec des normes de sécurité élevées. Soyez productif de la manière la plus intelligente possible.
Vous pouvez créer votre structure de flotte sur Piko afin de gérer correctement toutes les informations la concernant.
La structure de la flotte de Piko est conçue pour gérer les machines en tant que modèles et actifs. Un modèle réduit est un type spécifique de machine, par exemple un Caterpillar 300.9 D ou un JLG H600SJ. Un actif est la machine unique et réelle que vous possédez dans votre flotte, déterminée par son numéro de série.
Piko peut comprendre la structure de votre flotte lorsque vous chargez des documents concernant vos machines sur la plateforme et les recrée automatiquement.
Si vous chargez un manuel d’utilisation ou un document similaire, valable au niveau du modèle, Piko créera le modèle correspondant. Si vous chargez un seul certificat, une assurance ou des informations similaires liées à des actifs spécifiques, Piko créera l’actif correspondant, lié au bon modèle.
En reconnaissant les typologies de machines et les numéros de série, le chargement de documents est le moyen le plus rapide d’obtenir une duplication précise de votre flotte sur Piko (voir ci-dessous).
Vous pourrez toujours ajouter, supprimer ou modifier une machine manuellement. Cliquez simplement sur « Ajouter un modèle » ou « Ajouter des actifs » sur l’interface de Piko pour créer de nouvelles entités.
Sur Asset List et Model List, vous pourrez voir les machines de votre flotte, parcourir quels documents y sont liés et modifier toutes les informations dont vous avez besoin.
Les dossiers avec des documents liés manuellement pour chacune de vos machines appartiennent bel et bien au passé. Grâce à l’IA de Piko, vous pouvez choisir de charger ou de modifier des documents uniques par actif ou de charger et d’associer en masse des documents avec une seule action groupée.
Faites simplement glisser un dossier contenant tous les documents PDF que vous souhaitez traiter et déposez-le dans l’importateur de Piko et démarrez automatiquement le processus. Aucun besoin d’organiser les fichiers !
L’IA de Piko est en mesure de lire vos documents et de comprendre de quoi il s’agit (manuels d’utilisation, certificats, instructions, etc…) et de quelles machines il s’agit.
Avec un score de fiabilité, vous pouvez vérifier les résultats et les corriger si nécessaire. Plus vous chargez vos documents sur Piko, mieux il les lira et les associera !
Lorsque l’élaboration de l’IA est terminée, vous pouvez confirmer et exécuter le travail. Piko attribuera chaque document à la bonne machine, et si un document concerne une nouvelle machine pas encore enregistrée, le logiciel mettra à jour votre flotte avec ces nouvelles informations.
Inclus dans l’abonnement Piko, vous recevrez les codes QR vierges exclusifs de Piko, solides et résistants, à apposer sur vos machines. Les codes QR vierges permettent le processus le plus simple d’associer les machines à documenter uniquement à votre smartphone.
Vous pouvez connecter chaque actif de votre flotte à ses documents stockés sur Piko. Collez simplement l’un des codes QR vierges fournis avec votre abonnement Piko directement sur votre machine.
Scannez le code QR une première fois avec l’application mobile Piko et connectez-vous en tant qu’utilisateur. Il vous suffit ensuite de scanner ou d’insérer le numéro de série de l’actif pour faire correspondre la machine avec le code. Désormais, à chaque fois que vous scannerez le code, vous pourrez lire les documents de l’actif !
Vous devrez fournir à vos clients des manuels d’utilisation et d’autres informations sur la machine qu’ils loueront. Toutes ces informations seront définies par Piko en tant que documentation « publique », afin que tout le monde sur le site de travail puisse les numériser avec son smartphone et lire le fichier, aucune application mobile n’est nécessaire.
Vous pouvez également utiliser Piko pour des documents confidentiels tels que des assurances, des attestations ou des dossiers contenant des informations personnelles. Piko est en mesure de reconnaître ce type d’informations et de les marquer en tant que « privées ». Il aura besoin d’un identifiant pour y accéder et vous pourrez décider à qui donner l’accès.
Au-delà de la gestion des documents, Piko est conçu pour vous aider dans votre travail avec la location de matériel à 360 degrés. Non seulement vous pouvez gérer de nombreuses informations en un clic avec Piko AI, mais vous pouvez également offrir à votre client la meilleure expérience possible.
Lorsque vous louez un équipement, vous êtes tenu de remettre à vos clients son manuel d’utilisation et d’autres informations importantes. Même s’il peut vous demander de recevoir une copie papier, le PDF en ligne est le moyen le plus sûr pour lui d’accéder aux informations sans risque de perte ou de dommage qu’un document imprimé peut subir.
Les développeurs de Piko sont là pour vous ! Contactez-nous pour découvrir toutes les possibilités de connexion de Piko à votre système de gestion des locations ou à d’autres plateformes, afin que vous puissiez travailler avec une expérience fluide et fournir de meilleurs services à vos clients.
Vous pouvez insérer votre logo et les couleurs de votre entreprise sur Piko : à chaque fois que vos clients scanneront un code QR Piko pour lire des documents, ils se sentiront totalement en sécurité et servis par leur société de location de confiance.
Un bon système de gestion de documents doit offrir un stockage, une récupération, un contrôle de la version, des capacités de recherche, des fonctionnalités de sécurité, une automatisation des flux de travail, une intégration dans d’autres systèmes, une évolutivité et une interface conviviale. Le système de gestion de documents basé sur l’IA de Piko excelle dans tous ces aspects, offrant des fonctionnalités avancées pour une gestion, une organisation et une récupération efficaces des documents, ce qui en fait le choix idéal pour les organisations modernes.
Lors de la sélection d’un système de gestion de documents, tenez compte de facteurs tels que la facilité d’utilisation, l’évolutivité, les fonctionnalités de sécurité, les capacités d’intégration, la conformité aux normes du secteur et la prise en charge de l’accès mobile. Les solutions de gestion de documents basées sur l’IA de Piko répondent à ces critères en offrant des interfaces utilisateur intuitives, une architecture évolutive, des fonctionnalités de sécurité solides, des capacités d’intégration transparentes et une accessibilité mobile, ce qui en fait le choix idéal pour les organisations modernes.
Un système de gestion de documents contrôle la création, le stockage, la récupération, la distribution et l’archivage des documents au sein d’une organisation. Il rationalise les processus liés aux documents, améliore la collaboration, garantit la conformité et améliore la productivité globale. Grâce aux capacités basées sur l’IA de Piko, les systèmes de gestion de documents deviennent plus intuitifs et efficaces, ouvrant la voie à une productivité et à une collaboration améliorées.
La gestion des documents numériques comprend la gestion des documents numériques au sein d’une organisation. Cela implique l’utilisation d’outils et de systèmes logiciels pour organiser, stocker, récupérer et gérer efficacement les documents électroniques. Les solutions basées sur l’IA de Piko améliorent la gestion des documents numériques en fournissant des capacités intelligentes de classification et de récupération des documents, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité globales.
La gestion électronique de documents implique la gestion numérique des documents au sein d’une organisation. Cela comprend des processus tels que la numérisation de documents physiques, leur stockage électronique et la mise en œuvre de solutions logicielles pour gérer les flux de travail des documents. L’approche basée sur l’IA de Piko révolutionne la gestion électronique des documents en offrant des fonctionnalités avancées de classification et de récupération des documents, simplifiant ainsi les processus de traitement des documents.
