Hoeveel uur besteedt u aan het lezen en classificeren van documenten over uw activa? Met Piko kunt u dat allemaal automatiseren en uw werktijd efficiënter gebruiken.
Dankzij de geavanceerde kunstmatige intelligentie die u een betrouwbaarheidsscore geeft voor elk verwerkt bestand en een geautomatiseerde koppeling tussen documenten en machines, kunt u er zeker van zijn dat u uw documentatie op de meest efficiënte manier beheert.
U hoeft geen moeilijke procedures te leren: u kunt vanaf het eerste moment productief zijn, omdat Piko is ontworpen om intuïtief te zijn en het leven van u en uw eindklanten gemakkelijker dan ooit te maken.
Piko is geen generieke software: het is ontworpen door experts die al ruim twintig jaar in de verhuurbranche werken en weten hoe u uw werk eenvoudiger en uw klanten tevredener kunt maken.
U hebt altijd en overal toegang tot Piko, zonder software op uw computer te installeren, met hoge beveiligingsnormen. Wees productief op de slimst mogelijke manier.
Op Piko kunt u uw wagenparkstructuur aanmaken om alle informatie erover correct te beheren.
De wagenparkstructuur van Piko is ontworpen om machines te beheren als modellen en activa. Een model is een specifiek type machine, zoals een Caterpillar 300.9 D of een JLG H600SJ. Een activum is de enige, echte machine die u in uw wagenpark heeft, gedefinieerd door het serienummer.
Piko kan uw wagenparkstructuur begrijpen wanneer u documenten over uw machines op het platform uploadt en deze automatisch recreëert.
Als u een gebruikershandleiding of een vergelijkbaar document uploadt, geldig op modelniveau, maakt Piko het bijbehorende model aan. Als u één certificaat, een verzekering of soortgelijke informatie met betrekking tot specifieke activa uploadt, zal Piko het bijbehorende activum aanmaken, gerelateerd aan het juiste model.
Door machinetypes en serienummers te herkennen, is het uploaden van documenten de snelste manier om een nauwkeurige spiegeling van uw wagenpark op Piko te krijgen (zie hieronder).
U kunt altijd handmatig een machine toevoegen, verwijderen of bewerken. Klik gewoon op “Model toevoegen” of “Activiteiten toevoegen” in de interface van Piko om nieuwe entiteiten aan te maken.
Op de Asset List en Model List kunt u de machines van uw wagenpark bekijken, nagaan welke documenten eraan gekoppeld zijn en alle benodigde informatie bewerken.
Mappen met handmatig gekoppelde documenten voor elk van uw machines behoren tot het verleden. Dankzij de AI van Piko kunt u kiezen of u afzonderlijke documenten per item wilt uploaden of bewerken, of dat u documenten massaal wilt uploaden en koppelen met één enkele bulkactie.
Sleep eenvoudigweg een map met alle PDF-documenten die u wilt verwerken en zet deze neer in Piko’s Importer, en het proces wordt automatisch gestart. U hoeft helemaal geen bestanden te ordenen!
De AI van Piko kan uw documenten lezen en begrijpen wat ze zijn (bedieningshandleidingen, certificaten, instructies, enz.) en om welke machines ze gaan.
Met een betrouwbaarheidsscore kunt u de resultaten controleren en indien nodig corrigeren. Hoe vaker u uw documenten op Piko uploadt, hoe beter het deze leest en koppelt!
Wanneer de AI-uitwerking klaar is, kunt u de werkzaamheden bevestigen en uitvoeren. Piko wijst elk document aan de juiste machine toe en als een document over een nieuwe, nog niet geregistreerde machine gaat, zal de software uw wagenpark updaten met deze nieuwe informatie.
Inbegrepen bij het Piko-abonnement ontvangt u Piko’s exclusieve blanco QR-codes, sterk en resistent, die u op uw machines kunt bevestigen. Met blanco QR-codes kunt u op de eenvoudigste manier machines koppelen en documenteren met alleen uw smartphone.
U kunt elk bedrijfsmiddel van uw wagenpark koppelen aan de documenten die op Piko zijn opgeslagen. Plak eenvoudig een van de blanco QR-codes die bij uw Piko-abonnement is geleverd, rechtstreeks op uw machine.
Scan de QR-code de eerste keer met de mobiele Piko-app en log in als gebruiker. U hoeft dan alleen maar het serienummer van het apparaat te scannen of in te voeren om de machine met de code te matchen. Vanaf nu kunt u, telkens wanneer u de code scant, de documenten van het activum lezen!
U moet uw klanten gebruikershandleidingen en andere informatie verstrekken over de machine die zij gaan huren. Al deze informatie wordt door Piko ingesteld als “openbare” documentatie, zodat iedereen op de werkplek met zijn smartphone kan scannen en het bestand kan lezen, zonder dat er een mobiele app nodig is.
Ook voor gereserveerde documenten zoals verzekeringen, certificaten of bestanden met persoonlijke gegevens kunt u Piko gebruiken. Piko kan dit soort informatie herkennen en als ‘privé’ markeren. Het heeft een login nodig om toegankelijk te zijn en u kunt beslissen aan wie u toegang geeft.
Naast documentbeheer is Piko ontworpen om u te helpen bij uw werk met 360°-verhuur van apparatuur. Met Piko AI beheert u niet alleen heel veel informatie in één klik, maar geeft u uw klant ook de best mogelijke ervaring.
Wanneer u een apparaat verhuurt, bent u verplicht uw klanten de gebruikershandleiding en andere belangrijke informatie te geven. Hoewel ze u misschien vragen om een papieren exemplaar te ontvangen, is de online pdf voor hen de veiligste manier om toegang te krijgen tot de informatie zonder risico op verlies of schade die een gedrukt document kan oplopen.
De ontwikkelaars van Piko staan voor u klaar! Neem contact met ons op om alle mogelijkheden te verkennen om Piko te verbinden met uw verhuurbeheersysteem of met andere platforms, zodat u met een naadloze ervaring kunt werken en uw klanten beter van dienst kunt zijn.
U kunt uw logo en uw bedrijfskleuren op Piko plaatsen: elke keer dat uw klanten een Piko-QR-code scannen om documenten te lezen, zullen ze zich volkomen veilig voelen en bediend worden door hun vertrouwde verhuurbedrijf.
Een goed documentbeheersysteem moet robuuste documentopslag, -opvraging, versiebeheer, zoekmogelijkheden, beveiligingsfuncties, workflowautomatisering, integratie met andere systemen, schaalbaarheid en een gebruiksvriendelijke interface bieden. Piko’s AI-aangedreven documentbeheersysteem blinkt uit in al deze aspecten en biedt geavanceerde functies voor efficiënte documentverwerking, organisatie en opvraging, waardoor het de ideale keuze is voor moderne organisaties.
Houd bij het selecteren van een documentbeheersysteem rekening met factoren als gebruiksgemak, schaalbaarheid, beveiligingsfuncties, integratiemogelijkheden, naleving van branchestandaarden en ondersteuning voor mobiele toegang. Piko’s AI-aangedreven documentbeheeroplossingen voldoen aan deze criteria door intuïtieve gebruikersinterfaces, schaalbare architectuur, robuuste beveiligingsfuncties, naadloze integratiemogelijkheden en mobiele toegankelijkheid te bieden, waardoor het de ideale keuze is voor moderne organisaties.
Een documentbeheersysteem regelt het aanmaken, opslaan, ophalen, distribueren en archiveren van documenten binnen een organisatie. Het stroomlijnt documentgerelateerde processen, verbetert de samenwerking, zorgt voor naleving en verbetert de algehele productiviteit. Met de AI-gestuurde mogelijkheden van Piko worden documentbeheersystemen intuïtiever en efficiënter, wat de weg vrijmaakt voor verbeterde productiviteit en samenwerking.
Digitaal documentbeheer omvat de omgang met digitale documenten binnen een organisatie. Het omvat het gebruik van softwaretools en -systemen om elektronische documenten efficiënt te organiseren, op te slaan, op te halen en te beheren. De AI-gestuurde oplossingen van Piko verbeteren het digitale documentbeheer door intelligente documentclassificatie- en ophaalmogelijkheden te bieden, waardoor de algehele efficiëntie en productiviteit worden verbeterd.
Elektronisch documentbeheer betreft het digitaal beheren van documenten binnen een organisatie. Het omvat processen zoals het scannen van fysieke documenten, deze elektronisch opslaan en het implementeren van softwareoplossingen om documentworkflows te beheren. Piko’s op AI gebaseerde aanpak zorgt voor een revolutie in elektronisch documentbeheer door geavanceerde functies voor documentclassificatie en -opvraging aan te bieden, waardoor documentverwerkingsprocessen worden vereenvoudigd.
